Việc ghi nhận thông tin người mua trên hóa đơn điện tử không chỉ là một thủ tục hành chính đơn giản mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp kê khai thuế, giải trình khi cần thiết. Mới đây, Công văn số 5624/NTL-QLDN2 ngày 08/05/2025 do Đội Thuế quận Nam Từ Liêm ban hành đã làm rõ các quy định liên quan đến vấn đề này.

     Dưới đây là những điểm doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Nguyên tắc chung khi lập hóa đơn điện tử

     Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh, người bán bắt buộc phải ghi đầy đủ các thông tin trên hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Họ và tên người mua.
• Mã số thuế (nếu có).
• Địa chỉ.

     Việc ghi đầy đủ thông tin giúp xác định rõ khách hàng là đối tượng kinh doanh, hỗ trợ việc kê khai thuế chính xác và tránh các rủi ro pháp lý trong tương lai.

2. Trường hợp cá nhân là người tiêu dùng trực tiếp (không kinh doanh)

     Theo hướng dẫn tại Công văn 5624, nếu người mua là cá nhân tiêu dùng cuối cùng, không có hoạt động kinh doanh, thì:

• Không bắt buộc phải ghi mã số thuế và địa chỉ trên hóa đơn,
• Trừ khi người mua có yêu cầu ghi rõ các thông tin đó.

Ngoại lệ: Không cần ghi thông tin người mua

     Có hai trường hợp đặc biệt được miễn hoàn toàn việc ghi thông tin người mua trên hóa đơn điện tử:

• Bán hàng hóa tại siêu thị, trung tâm thương mại.
• Bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân.

     Trong hai tình huống trên, doanh nghiệp có thể để trống các trường thông tin về người mua hoặc ghi chung chung là “người tiêu dùng không cung cấp thông tin” mà hóa đơn vẫn được xem là hợp lệ.

3. Bảng tổng hợp quy định theo từng loại khách hàng

4. Doanh nghiệp bán lẻ cần lưu ý gì?

     Nếu doanh nghiệp bạn chủ yếu bán lẻ cho người tiêu dùng cuối, và khách hàng không yêu cầu ghi cụ thể thông tin trên hóa đơn, thì bạn không bắt buộc phải ghi họ tên, địa chỉ hay mã số thuế.

     Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và có căn cứ giải trình khi cần thiết với cơ quan thuế, bạn nên:

• Lưu lại đầy đủ thông tin đơn hàng
• Ghi nhận mã vận đơn, thông tin giao hàng
• Lưu bản sao hóa đơn điện tử

     Điều này giúp bạn chủ động hơn trong việc quản lý dữ liệu bán hàng, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro khi bị kiểm tra, thanh tra thuế.

     Việc ghi thông tin người mua trên hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng theo quy định pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp nên nắm rõ các nguyên tắc, đặc biệt là trong bối cảnh ngày càng nhiều giao dịch bán lẻ được thực hiện nhanh chóng qua các kênh online và trực tiếp. Tuân thủ đúng giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp, minh bạch và tránh các sai sót không đáng có về sau.

*Mọi thắc mắc, Bạn vui lòng liên hệ Uy theo Số Hotline/Zalo: 0945.062.863 hoặc qua Form LIÊN HỆ để được hỗ trợ giải đáp trong thời gian sớm nhất.